Fünf Kardinalfehler bei der Beschaffung von Großgeräten

Die Beschaffung von Großgeräten wird in den Kliniken oftmals zur Chefsache erklärt. Oft werden schon aber in der Anfangsphase Kardinalfehler begangen. Folge ist: man kauft das falsche Gerät zum überhöhten Preis.

Schnell mal ein neues CT benötigt? Wie oft erlebt man in den Kliniken, dass Großgeräte sehr kurzfristig angeschafft werden müssen, weil es für die “alten” Geräte keine Ersatzteile mehr gibt oder aber der Service schon vor zwei Jahren abgekündigt wurde. Sehr oft werden dann kardinale Fehler begangen, die sich später auch über Jahre rächen können.

1. “Der/die Anwender haben schon alles geklärt!”
Die Rolle der Anwender im Beschaffungsvorgang ist sehr wichtig, denn sie werden auch später mit dem Gerät arbeiten müssen. Daher ist die Einbindung der Ärzte, MTRA´s usw. in der Konzeptionsphase von grundlegender Bedeutung. Aber der begnadete Radiologie muss nicht zwingend auch ein begandeter Einkäufer sein, zumal bei der Beschaffung von Großgeräten viele Aspekte eine wichtige Rolle spielen. Hat der Anwender aber schon einem Anbieter unmißverständlich mitgeteilt, dass er gerade dieses Gerät bevorzugt, ist die Verhandlungssituation für die Einkaufsseite kritisch. Bei begrenztem Budget heißt es dann leider oft, dass der Anwender auf zusätzliche Features verzichten muss, weil er die Verhandlungsposition der Klinik nachhaltig gestört hat, so dass keine guten Einkaufskonditionen mehr erreicht werden können. Das Geld für die zusätzlichen Features ist damit auch weg.

2. “Wer einen Planer einsetzt, gibt unnötig Geld aus!”
Die Beauftragung eines Fachingenieurs mit der Erstellung einer neutralen Planung ist selbstverständlich mit Kosten verbunden. Betrachtet man aber die Endergebnisse, so stellt es sich in der Regel heraus, dass die Einsparungen in der Beschaffung die Planungskosten bei Weitem übersteigen. Wie ist das möglich? Die Aufgabe des Fachplaners ist es, in enger Abstimmung mit den Anwendern, den tatsächlichen Bedarf zu bestimmen.  Also praktisch “den Einkaufszettel zu schreiben”. Und genau diese Konfiguration wird dann von den Anbietern abgefragt – nichts weniger aber auch nichts mehr. Das ist durchaus ähnlich wie beim Kauf eines Neuwagens: Wer kein Dachfenster haben will, läßt sich auch keines anbieten. Viel zu oft wird aber bei den Großgeräten die Spezifikation durch die Anbieter vorgeschlagen. Am Ende liegen der Klinik mehrere Angebote vor, die völlig unterschiedliche Spezifikationen haben. Welche von denen den Bedarf der Anwender tatsächlich trifft, weiß niemand so genau. Oft werden dann Funktionen mitgekauft, die man gar nicht benötigt und andere, benötigte Funktionen fehlen. Diese fehlenden Funktionen können gerne später zum Listenpreis nachbestellt werden.

3. “Dieses Angebot ist einmalig nur für Sie und gilt nur bis Ende der Woche!”
Dies ist – bis auf weniger Ausnahmen – eine der wichtigsten Regeln der Verkaufspsychologie, die als “Erzeugung der Knappheit” bekannt ist. Ein knappes Gut hat eine größere Anziehungskraft und führt zur unterschwelligen Angst, etwas zu verlieren. Bei Großgeräten heißt es dann “Sie werden das erste Gerät der neuen Serie in Europa in Ihrem Haus haben, wenn Sie bis Ende des Monats bestellt haben”. So viel Ehre. Dass das neue Gerät aber möglicherweise noch “Kinderkrankheiten” hat, davon wird selbstverständlich nicht gesprochen. Übrigens: diese Technik gehört zur Grundausbildung von jedem Verkäufer und wird in jedem Verkaufsseminar gepredigt.

4. “Der Anbieter hat schon an alles gedacht!”
Ob der Anbieter tatsächlich an die notwendigen Schnittstellen zu IT-Systemen, anderen Geräten, die Service- und Wartungsverträge, die Umbaukosten der Räume usw. gedacht hat, ist eher eine Glückssache. Meist liegen den Anbietern bei der Angebotserstellung nicht alle Informationen vor. Auch dies ist die Aufgabe des Fachplaners. Denn wird beispielsweise ein neues CT gekauft, dann sollten auch ausreichende Möglichkeiten der Speicherung der erzeugten Bilddaten im Haus vorhanden sein. Viel zu oft wird der IT-Leiter hierzu gar nicht befragt. Teuere Zusatzinvestitionen sind dann notwendig.

5. “Der Einkäufer kann dann die Bestellung schreiben!”
Die Rolle des Einkäufers wird, inbesondere bei der Beschaffung von Großgeräten, nicht selten in der Erzeugung der Bestellung gesehen. Aber gerade der Einkäufer bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen vielen beteiligten Personen in der Klinik und hat Informationen, die der Geschäftsführer und die Anwender gar nicht haben können. Gerade im Einkauf können massive Einsparungen erzeugt werden, wenn der Einkäufer nur hierzu eine Chance bekommt. Ist schon alles zwischen den Anwendern, dem Geschäftsführer und dem “bevorzugten” Anbieter geklärt, kann der Einkäufer tatsächlich nur noch die Bestellung schreiben. Die Chancen auf einen guten Kauf sind bereits vernichtet worden. Übrigens: Einkäufer ist ein anerkannter Beruf und dies ist auch kein Zufall…

 

Adam Pawelek
projectontime.de

 

 

 

Posted in Beschaffung, Medizintechnik, Uncategorized and tagged , , , .

Schreibe einen Kommentar