Ab 18.10.2018 dürfen Auftraggeber und Anbieter in EU-Vergabeverfahren nur noch elektronisch kommunizieren. Dies hat wesentliche Auswirkungen auf die Einkaufsabteilungen der Kliniken.
Nachdem die Auftraggeber bereits ab dem 18.04.2017 verpflichtet waren, in EU-Vergabeverfahren die Unterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen, sind sie ab dem 18.10.2018 nun verpflichtet, nur noch elektronische Angebote anzunehmen.
Die elektronische Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen war für die meisten Auftraggeber keine sehr große Herausforderung, zumal es auch über die eigene Webseite der Klinik oder über einen der Anbieter unproblematisch umgesetzt werden kann.
Der Empfang von elektronischen Angeboten ist dagegen mit einigen Restriktionen verbunden. So wird im § 10 VGV, Abs. 1 klar definiert:
Elektronische Mittel, die von dem öffentlichen Auftraggeber für den Empfang von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessensbestätigungen sowie von Plänen und Entwürfen für Planungswettbewerbe verwendet werden, müssen gewährleisten, dass
1. die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind,
2. kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist,
3. der Termin für den erstmaligen Zugriff auf die empfangenen Daten nur von den Berechtigten festgelegt oder geändert werden kann,
4. nur die Berechtigten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben haben,
5. nur die Berechtigten nach dem festgesetzten Zeitpunkt Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben einräumen dürfen,
6. empfangene Daten nicht an Unberechtigte übermittelt werden und
7. Verstöße oder versuchte Verstöße gegen die Anforderungen gemäß den Nummern 1 bis 6 eindeutig festgestellt werden können.
Damit ist aber eindeutig, dass die Zusendung der Angebote per E-Mail hiefür nicht geeignet sein kann.
So hat das OLG Karlsruhe auch festgestellt, dass bei elektronischen Angeboten die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen sei und zwar auch ohne eine ausdrückliche diesbezügliche Vorgabe des Auftraggebers. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot sei zwingend auszuschließen. Der Mangel könne nicht durch nochmalige verschlüsselte Übermittlung des Angebots geheilt werden. [OLG Karlsruhe, Beschluss vom 17.03.2017 – 15 Verg 2/17 / VPR 2017, 125].
Aber nicht nur die Angebote, sondern die gesamte Kommunikation, wie z.B. Bieterinformationen, Änderungsmitteilungen etc. müssen nun elektronisch vorgenommen werden.
Hier bietet es sich an, für die Abwicklung der Vergabe ein der bekannten Vergabeportale, wie z.B. B-I-Medien, Deutsches Vergabeportal oder Deutsche eVergabe, zu nutzen.
Diese Regelungen betreffen nicht nur die öffentlich-rechtlichen Kliniken, sondern auch die frei-gemeinnützigen oder privaten Träger, wenn diese in Einzelfällen zur Einhaltung des öffentlichen Vergaberechtes, z.B. bei Inanspruchnahme von Fördermitteln, verpflichtet werden.
Adam Pawelek
projectontime.de