Die Wichtigkeit einer strukturierten Kommunikation in Klinikprojekten wird sehr oft unterschätzt. Damit werden ansonsten erfolgsversprechende Projekte oft unnötig gefährdet.
Obwohl in den meisten Krankenhäusern das Telefon weiterhin zu den wichtigsten technischen Errungenschaften in der zwischenmenschlichen Kommunikation gehört und sehr viele Probleme telefonisch gelöst werden, wird bei Krankenhausprojekten überraschend wenig kommuniziert.
Die Leitung von Projekten in Krankenhäusern ist aus vielen Gründen wesentlich schwieriger als bei Industrieunternehmen. Schon alle Projektmitglieder zum gleichen Zeitpunkt am gleichen Ort (und ohne Störungen) zu sprechen, ist die erste große Herausforderung für jeden Projektleiter.
Dazu kommen manchmal über Jahre gewachsene “Grabenkämpfe”, die eine gemeinsame Projektkommunikation noch zusätzlich erschweren.
Oft wird aber einfach die Wichtigkeit einer effektiven und zielorientierten Kommunikation im Projekt unterschätzt. So wird die Basis dafür, eine Stakeholderanalyse, nur sehr selten erstellt. Aber gerade die Analyse, wer ist vom Projekt wie betroffen und welchen Einfluß er auf das Projekt nehmen kann, ist von größter Wichtigkeit. So wird schnell der Betriebsrat vergessen oder eine Behörde, von der man später eine Genehmigung braucht.
Im Rahmen einer professionellen Projektkommunikation sollte immer auf der Basis der Stakeholderanalyse festgelegt werden, wer wann, wie und welche Informationen erhalten soll (Kommunikationsmatrix). Denn selten beschweren sich Projektteammitglieder über zu viel Kommunikation…
Die wichtigste Rolle spielt dabei der Projektleiter, der als “Input-Output-Manager” im Projekt fungiert und über alle Themen im Projekt unverzüglich informiert werden muss. Soviel die Theorie. In der Praxis wird sehr viel “inoffiziell” diskutiert, Allianzen geschmiedet und oft ein Projekt “schlecht geredet”, bevor es überhaupt richtig angefangen hat.
Die Menschen dort abholen, wo sie sind – dies ist eine völlig abgedroschene Phrase, die aber dennoch selten in der Praxis Anwendung findet. Schade. Wenn das Projektmarketing stimmt (im positiven Sinne), d.h. wenn alle Stakeholder tatsächlich wissen, warum ein Projekt durchgeführt werden soll und welche Vorteile sie selbst daraus ziehen können, wird es für den Projektleiter einfacher und die Erreichung der Projektziele wahrscheinlicher.
Und eine Kommunikation bedarf mindestens zwei aktiver Teilnehmer. Jemanden nur mit E-Mails zu informieren, ist auf jeden Fall nicht ausreichend. Dennoch gaben in einer aktuellen Studie der Münchner Kommunikationsberatung Cetacea 72% der befragten Projektleiter an, immer noch hauptsächlich per Mail zu informieren. [1] Gerade die besondere Problematik der interprofessionellen Kommunikation [2] in einer Klinik sollte in der Kommunikationsgestaltung berücksichtigt werden. Denn durch die Nutzung von nur einer Kommunikationsrichtung, d.h. Information anstelle der Kommunikation, wird die Problematik der mangelnden Informationsübertragung oft noch verstärkt.
Aber für professionelle Kommunikation braucht der Projektleiter Zeit und die ist vor allem dann sehr rar, wenn man weiterhin Projekte “nebenbei” leiten muss.
Adam Pawelek
projectontime.de
Quellen:
[1] https://www.cio.de/a/projekte-scheitern-an-kommunikation,2907479
[2] https://www.aerzteblatt.de/archiv/25509/Interprofessionelle-Kommunikation-Zusammenarbeit-im-Krankenhaus