Die Verhandlungen bei größeren Beschaffungen in den Kliniken gehören oft zu den Highlights der Woche. Denn manchmal kommt man aus dem Staunen einfach nicht heraus!
Seien wir doch mal ehrlich. Die meisten Verhandlungen in den Kliniken haben mit den harten Verhandlungen ist der Industrie oder Politik nicht viel gemein. Die Vorbereitung auf der Klinikseite ist oft stark ausbaufähig: es ist nicht final klar, was genau gekauft werden soll, die preisliche Schmerzgrenze ist nicht eindeutig definiert, die Schnittstellen oft noch gar nicht geklärt und um Wartungsverträge kann man sich auch später kümmern.
So sind die Ergebnisse manchmal doch überraschend gut. Dies aber oft nur, weil die Vorbereitung der Anbieter auch nicht besser ist.
Lässt man eine Unternehmenspräsentation zu, was auch im Hinblick auf eine langfristige Zusammenarbeit sinnvoll ist, so geht man regelmäßig das Risiko ein, nach 20 Minuten ins Komma zu fallen. Alles was über 2-3 Minuten hinausgeht ist zu viel.
Dann folgt die Vorstellung des Angebotes. Es ist leider selten zu erleben, dass diese Vorstellung wirklich gut gemacht wird: kurz, knapp und prägnant. Und vor allem sollte ganz klar sein, welche vorgestellten Funktionen im Angebot enthalten sind. Denn optionale Positionen, die gar nicht angefragt wurden, führen zu unnötigen Diskussionen und oft zur negativen Bewertung des Anbieters.
Bei der berühmten Preisfrage ist klare Kante gefragt. Wenn der Einkäufer der Eindruck hat, da ist noch was möglich bei den preislichen Konditionen, dann wird er sich dranhalten.
Daher kann man den Anbietern folgende Tipps aus der subjektiven Sicht eines langjährigen Einkäufers geben:
- Bringen Sie zu den Verhandlungen nicht die halbe Belegschaft mit. Alles was über 3 Personen hinausgeht, ist einfach zu viel und macht schlechten Eindruck (“Wenn die sich das leisten können, mit 5 Personen anzureisen, dann sind die Gewinne noch in Ordnung”). Eine Verhandlung ist kein Betriebsausflug!
- Lassen Sie das Gespräch von einem Mitarbeiter führen, der auch was entscheiden darf. Wenn er innerhalb einer 2-stündigen Verhandlung zweimal seinen Chef anrufen muss, macht das keinen guten Eindruck.
- Seien Sie vorbereitet, dass man auch etwas “live” sehen möchte (z.B. bei Software). Dann sollte beim Starten des Browsers nicht zwingend die letzte besuchte Seite für Erwachsene erscheinen… (kein Scherz, wirklich passiert!).
- Zeigen Sie in Ihrer Präsentation klar aufgeteilt im ersten Teil die Bestandteile des Angebotes und erst im zweiten Teil mögliche zusätzliche Optionen direkt mit Preisen. Vermischen Sie diese Positionen nicht, da es als vorsätzliche Beeinflussung der Anwender gewertet werden kann und die kaufmännische Seite in der Klinik sauer wird.
- Beginnen Sie nicht mit Entschuldigungen, warum Sie das eigene Angebot nicht kennen (“Kollege krank”, “nur eingesprungen” und so). Manchmal läuft es besser als Sie selbst erwarten.
- Halten Sie sich mit Kritik an der Vorbereitung der Ausschreibung durch die Klinik oder den Fachplaner zurück. Auch wenn Sie Recht haben (was auch oft genug passiert), bringt es Ihnen keine Vorteile, wenn die Stimmung schlecht wird. Wenn Sie andere Ideen haben, dann “verkaufen” Sie diese als eigene Optimierungen!
- Bei öffentlichen Verfahren kann die Beeinflussung des Kunden (auch des Anwenders) während der Angebotsphase gehörige Probleme bereiten. Eine offizielle Beschwerde beim Compliance-Officer Ihrer Firma ist meist kein gewünschtes Erlebnis.
- Machen Sie es beim Preisangebot klar, wenn Schluss ist. Wenn Sie sich immer wieder in kleinen Scheibchen bewegen, motivieren Sie den Einkäufer weiter zu machen.
Viel Erfolg bei den Verhandlungen!
Adam Pawelek
projectontime.de