Elektronische Rechnung wird verpflichtend eingeführt

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 26.05.2014 ist nun auch in Deutschland mit dem Beschluss des Bundeskabinetts vom 06. September 2017 in Kraft getreten. [1]

Das sog. “E-Rechnungsgesetz Bund” bildet für alle öffentlichen Auftraggeber gleichermaßen verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Damit sind auch öffentlich-rechtliche Kliniken und deren Lieferanten betroffen.

Im Regelungskern wird die öffentliche Verwaltung verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und selbst zu versenden. Dies bedeutet, dass nicht nur der Empfang und der Versand elektronisch erfolgen muss, sondern auch die Bearbeitung der Rechnung (Rechnungseingang, Freigabe und Archivierung)!

Unter “elektronischer Rechnung” wird explizit NICHT eine Rechnung im PDF-Format verstanden, die auch heute oft per E-Mail zugesandt wird, sondern eine Rechnung “die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen” wird. Hierzu gehört – als Leitstandard – der vom Bund entwickelte nationale Verwaltungsstandard “X-Rechnung”, in dem die von CEN vorgegebenen technischen Normungstedails berücksichtigt wurden. Aber auch andere EU-konforme Rechnungsformate, wie z.B. das ZUGFeRD (aber in Version 2.0!), sind zulässig. [2]

Die Verpflichtung bezieht sich auf alle Rechnungen, mit Ausnahme von Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000,- EUR (§ 3 E-Rech-VO).

Für subzentrale öffentliche Auftraggeber, also auch Kliniken, tritt diese Verordnung am 27. November 2019 in Kraft.

In der praktischen Umsetzung in den Kliniken sind bis zum Inkrafttreten umfangreiche Vorbereitungen und Prozessumstellungen notwendig. Da die Verpflichtung auch die Rechnungsbearbeitung und -archivierung beinhaltet, muss in den Kliniken sichergestellt werden, dass die elektronischen Daten entsprechend automatisiert verarbeitet werden. Gerade das Ausdrucken, Kontieren und manuelles Freigeben ist ausdrücklich nicht mehr möglich. Bei Kliniken mit mehreren Standorten wird auch ggf. neu geregelt werden müssen, wie der Nachweis der ordnungsgemäßen Lieferung vor Rechnungsfreigabe zu erfolgen hat. Eine weitere Herausforderung wird es sein, die elektronische Rechnungsarchivierung sicherzustellen. Hier ist ebenfalls ein Verfahren, in dem die elektronische Rechnung ausgedruckt und dann eingescannt wird, nicht mehr möglich.

Damit bildet das neue Gesetz für viele Kliniken eine echte Herausforderung, aber auch eine Chance, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren. Aufgrund der massiven Auswirkungen auf diverse Prozesse im Krankenhaus und damit verbundene Notwendigkeit der Anpassung der Abläufe, ist die Frist bis zum 27.11.2019 knapp bemessen.

Adam Pawelek
projectontime.de

 

Quellen:
Heiko Borstelmann, Bundesministerium des Innern: eRechnung – Die öffentliche Verwaltung geht neue Wege. Stand der Umsetzung der eRechnung auf Bundesebene, Healthcare live! Konferenz 05. -06.September 2017 Universitätsklinikum Carl Gustav Carus, Dresden (nicht veröffentlicht).

[1] http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Gesetzestexte/e-rechnungs-verordnung.pdf?__blob=publicationFile

[2] http://www.ferd-net.de/aktuelles/meldungen/verabschiedung-zugferd-2.0_profil-en16931.html

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