Der Einsatz von Begleitschreiben bei Angebotsabgaben im Rahmen von Vergabeverfahren ist in der Praxis weit verbreitet. Viele Bieter fügen ihren Angeboten diese Schreiben bei, um zusätzliche Informationen oder Erläuterungen zu geben. Doch diese Praxis birgt erhebliche rechtliche Risiken, die oft zum Ausschluss des Angebotes führen.
Die Bandbreite der Inhalte solcher Begleitschreiben reicht von werbenden Aussagen über die eigene Leistungsfähigkeit bis hin zu technischen und kaufmännischen Erläuterungen zum Angebot. Was viele jedoch nicht wissen: Nach der gängigen Rechtsprechung gelten Begleitschreiben als integraler Bestandteil des Angebots. Das bedeutet, dass jegliche Erklärung in einem solchen Schreiben, die von den Vergabeunterlagen abweicht, rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Diese Konsequenzen reichen bis zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfahren – und das selbst dann, wenn es sich nur um geringfügige oder unbedeutende Abweichungen handelt (vgl. OLG München, Beschluss vom 21.02.2008 – Verg 1/08; OLG Frankfurt, Urteil vom 03.07.2007 – 11 U 54/06, Vergabekammer Nordbayern im Beschluss vom 19.03.2009 bestätigt (Az.: 21.VK-3194-08/09).
Für Bieter ergibt sich daraus eine klare Empfehlung: Das Beifügen von Begleitschreiben sollte vermieden werden. Sollte das Schreiben lediglich den Inhalt des Angebotes wiedergeben, ist es überflüssig. Enthält es jedoch auch nur minimale Änderungen oder Ergänzungen, die von den Vorgaben der Vergabeunterlagen abweichen, führt dies unweigerlich zum Ausschluss des Angebots. Beispiele für solche Änderungen gibt es leider sehr viele: von Übertragung der Wechselkursrisiken auf den Auftraggeber, über Änderung der Zahlungsbedingungen bis zu Vorbehalten bezüglich der Leistungen („..gilt nur, wenn…“).
Selbst in Situationen, in denen die Leistungsbeschreibung unklar ist, sollte auf das Einfügen von klärenden Vorbehalten im Begleitschreiben verzichtet werden. Ein solcher Vorbehalt stellt meistens eine Abänderung der Leistungsbeschreibung dar, was den Angebotsausschluss zur Folge hat. In Fällen von Unklarheiten sollten Bieter stattdessen den Auftraggeber vor Abgabe des Angebotes mittels Bieterfrage kontaktieren und um die notwendige Aufklärung bitten.
Ein weiterer Aspekt, der gegen die Verwendung von Begleitschreiben spricht, ist der zusätzliche Aufwand, den diese für den Auftraggeber bedeuten. Jede Formulierung in einem Begleitschreiben muss daraufhin überprüft werden, ob sie von den Verdingungsunterlagen abweicht. Dies stellt einen unnötigen Mehraufwand dar, der das Vergabeverfahren zusätzlich verzögern kann.
Das Fazit für die Praxis im Vergaberecht lautet daher: Begleitschreiben schaffen mehr Probleme, als sie Nutzen bringen. Die Sicherheit, die durch das Weglassen eines Begleitschreibens gewonnen wird, überwiegt deutlich den potenziellen Nutzen einer solchen Beilage. In Zeiten, in denen jede Form der Angebotsprüfung strengen rechtlichen Vorgaben unterliegt, ist es entscheidend, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Ein gut durchdachtes und regelkonformes Angebot ohne Begleitschreiben ist der sicherste Weg, um erfolgreich im Vergabeverfahren zu bestehen.
Adam Pawelek
projectontime.de