Die heiße Phase der Umsetzung von KHZG-Projekten hat begonnen. Die Krankenhäuser stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) bietet zwar eine einmalige Gelegenheit, diese Transformation durch gezielte Fördermittel voranzutreiben. Doch mit der Vielzahl an Projekten, die aus diesem Topf finanziert werden, wächst auch die Komplexität des Projektmanagements erheblich. Hier kommt das professionelle Multiprojektmanagement ins Spiel, das zum entscheidenden Erfolgsfaktor wird.
Krankenhäuser sind keine klassischen Unternehmen, in denen Projekte in einer stabilen Umgebung ablaufen. Stattdessen sind sie komplexe Organisationen, in denen der klinische Betrieb immer oberste Priorität hat. Hinzu kommt, dass die Projekte, die durch das KHZG gefördert werden, sehr unterschiedliche Ziele verfolgen – von der Digitalisierung der Patientenakte über die Einführung neuer Kommunikationssysteme bis hin zur Stärkung der IT-Sicherheit. Das bedeutet, dass mehrere Projekte gleichzeitig umgesetzt werden müssen, oft mit begrenzten Ressourcen und unter großem Zeitdruck. Hier kommen typische drei Probleme ins Spiel:
– Ressourcenkonflikte: Klinisches Personal, IT-Spezialisten und andere Fachkräfte sind stark ausgelastet. Wenn mehrere Projekte parallel laufen, entstehen schnell Engpässe, die den Fortschritt behindern.
– Abhängigkeiten zwischen Projekten: Projekte sind oft voneinander abhängig. Verzögerungen in einem Projekt können andere Projekte in Mitleidenschaft ziehen.
– Koordination und Kommunikation: In einer so komplexen Umgebung ist die Kommunikation eine der größten Herausforderungen. Unklare Zuständigkeiten und fehlende Abstimmung können schnell zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist ein solides Multiprojektmanagement unerlässlich.
Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Methoden und Werkzeuge gibt, die speziell für das Management von mehreren Projekten entwickelt wurden.
Zuerst sollte sich ein Krankenhaus für eine konkrete Methodik des Multiprojektmanagements entscheiden und diese für alle Projekte verbindlich einführen. Die damit verbundene einheitliche Systematik in der Vorgehensweise, Kommunikation, Projektdokumentation etc. bringt immense zeitliche Einsparungen und erleichtert wesentlich die Multiprojektmanagement.
Die Umsetzung des Multiprojektmanagements sollte dann mittels einer hierfür geeigneten Software erfolgen, damit alle Informationen zu den Projekten für alle Beteiligten unproblematisch zur Verfügung stehen sowie die Planung, die Überwachung und die Steuerung von Projekten erleichtert wird. Hierbei ist MS Excel für diese Aufgaben völlig ungeeignet. Zu den geeigneten Lösungen gehören z.B. ClickUp, awork, Asana oder Stackfield.
Ein professionelles Portfoliomanagement ist ein weiterer entscheidender Aspekt des Multiprojektmanagements, insbesondere wenn es darum geht, die Priorisierung von Projekten zu steuern. Dabei geht es nicht nur darum, Projekte zu verwalten, sondern auch darum, sicherzustellen, dass sie strategisch auf die übergeordneten Ziele des Krankenhauses ausgerichtet sind. Nicht alle KHZG-Projekte haben die gleiche Priorität. Ein strategisches Portfoliomanagement hilft dabei, diejenigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren, die den größten Nutzen für das Krankenhaus bringen. Ein weiterer Vorteil des Portfoliomanagements ist die effiziente Nutzung von Ressourcen. Durch eine zentrale Verwaltung können Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden.
Auch das beste Multiprojektmanagement ist nicht immun gegen Probleme.
Ein häufiges Problem ist, dass Projekte gestartet werden, ohne dass die Ziele und Prioritäten klar definiert sind. Dies führt nicht nur zu Verwirrung, sondern auch zu Ressourcenverschwendung. Jedes Projekt sollte mit einer klaren Zieldefinition beginnen, die im Einklang mit den strategischen Zielen des Krankenhauses steht. Eine klare Priorisierung sollte ebenfalls festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte den nötigen Fokus erhalten.
Wie bereits erwähnt, ist Kommunikation im Multiprojektmanagement entscheidend. Ein häufiger Fehler ist, dass Projektteams isoliert arbeiten und wichtige Informationen nicht geteilt werden. Regelmäßige Meetings, zentrale Kommunikationsplattformen und ein transparenter Informationsfluss sind entscheidend. Eine sorgfältige Ressourcenplanung ist unerlässlich. Dies sollte nicht nur die aktuelle Verfügbarkeit berücksichtigen, sondern auch potenzielle zukünftige Anforderungen.
Projekte sind oft voneinander abhängig, sei es durch geteilte Ressourcen oder durch Ergebnisse, die für andere Projekte erforderlich sind. Wenn diese Abhängigkeiten nicht richtig gemanagt werden, können sie den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen. Eine detaillierte Analyse der Abhängigkeiten zwischen Projekten ist der erste Schritt. Basierend auf dieser Analyse sollten klare Meilensteine und Abhängigkeiten definiert werden, um sicherzustellen, dass Verzögerungen in einem Projekt nicht zu einem Dominoeffekt führen.
Ein effektives Multiprojektmanagement erfordert klare Entscheidungs- und Eskalationswege. Es sollte eindeutig definiert sein, wer für was verantwortlich ist, und wie Entscheidungen getroffen werden.
Regelmäßige Überwachung und Berichterstattung sind entscheidend, um den Fortschritt der Projekte zu verfolgen und frühzeitig auf Probleme reagieren zu können. Dashboards und regelmäßige Statusberichte sind hier von unschätzbarem Wert.
Auch wenn ein Projekt gut geplant ist, können unvorhergesehene Ereignisse auftreten. Ein erfolgreiches Multiprojektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es flexibel auf solche Veränderungen reagieren kann.
Schließlich sollte das Multiprojektmanagement nicht nur von oben nach unten erfolgen. Die Einbindung der Mitarbeiter, insbesondere derer, die direkt an den Projekten beteiligt sind, ist entscheidend für den Erfolg.
Adam Pawelek
projectontime.de