Die Auftragsbestätigung – das oft unterschätzte Problem…

Die Einkaufsabteilungen in der Kliniken fordern mit der Bestellung die Zusendung einer Auftragsbestätigung. Dies ist zwar grundsätzlich die richtige Vorgehensweise, wenn anschließend die richtigen Schritte folgen.

Üblicherweise erhält die Klinik von einem Lieferanten ein Angebot über bestimmte Waren. Dieses Angebot ist aus rechtlicher Sicht ein “Angebot zum Abschluss eines Kaufvertrages”, also das sog. “Vertragsangebot”. Bestellt daraufhin die Klinik genau das, was im Angebot steht (auch im Bezug auf die Zahlungsbedinungen, Lieferfristen etc.) dann wird mit dem Zugang der Bestellung beim Lieferanten die “Annahme” erklärt und der Kaufvertrag abgeschlossen. Ab hier gelten beim Kauf die Regelungen nach § 433 ff. BGB.
Bei einer öffentlichen Ausschreibung ist es ähnlich. Das Angebot in der Ausschreibung bildet das “Vertragsangebot”, das Zuschlagsschreiben dann die “Annahme”. Einer besonderen Vertragsurkunde oder einer Auftragsbestätigung darüber hinaus bedarf es nicht. So weit so gut.

Wie ist die Situation, wenn jedoch die Bestellung von dem ursprünglichen Angebot des Lieferanten abweicht, z.B. bei den Zahlungsbedingungen?
Dann ist die Bestellung rechtlich gesehen das “Vertragsangebot” und die Auftragsbestätigung (AB) ist die “Annahme”. Folglich wird der Kaufvertrag erst mit der AB abgeschlossen.
Fehlt die Auftragsbestätigung, dann gibt es auch keinen Vertrag, den man durchsetzen könnte, z.B. bei Nichtlieferung oder Verspätung.

Kommt es dann zu einer Lieferung ohne vorherige AB, dann ist die Lieferung selbst die Annahme (durch sog. konkludentes Handeln). Es gelten die Inhalte der Bestellung.

Andere Situation: Was passiert, wenn auf die Bestellung eine Auftragsbestätigung mit abweichendem Inhalt folgt?
In diesem Fall gilt die Auftragsbestätigung als “Vertragsangebot”. Folglich muss die Einkaufsabteilung dieses “Angebot” annehmen (z.B. durch eine schriftliche oder mündliche Bestätigung), damit ein Vertrag abgeschlossen wird.
Wird die Ware geliefert und angenommen, dann nimmt die Klinik das “Angebot” durch Handeln an, so dass ab jetzt die Bedingungen der Auftragsbestätigung gelten. Dann kann auch z.B. der falsche Preis nur schwer reklamiert werden, weil der Preis aus der AB durch die Annahme der Lieferung akzeptiert wurde.

Was heißt dies alles nun für die Praxis?
1. Die Bestellung sollte dem Angebot des Lieferanten 1:1 entsprechen. Ggf. neues Angebot von Lieferanten anfordern.
2. Erhält man eine Auftragsbestätigung, dann unverzüglich genau prüfen.
3. Wenn die Auftragsbestätigung von der Bestellung abweicht, dann sofort schriftlich widersprechen.

Für die Mitarbeiter sollte eine entsprechende schriftliche Arbeitsanweisung erteilt werden.

Adam Pawelek
projectontime.de

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