Die Beantragung von Fördermitteln im Gesundheitswesen ist oft ein komplexer und zeitintensiver Prozess. Mit dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG) stehen Krankenhäusern umfangreiche neue Fördermöglichkeiten zur Verfügung. Doch die Erstellung der entsprechenden Anträge stellt viele Einrichtungen vor Herausforderungen. Hier kann der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) den Prozess erheblich vereinfachen und beschleunigen.
Die Herausforderungen bei der Fördermittelbeantragung
Die Erstellung von Förderanträgen erfordert:
- Detaillierte Projektbeschreibungen
- Genaue Kostenaufstellungen
- Nachweise über die Förderfähigkeit
- Einhaltung spezifischer Formvorgaben und Fristen
Diese Anforderungen führen zu einem hohen Arbeitsaufwand und erfordern spezifisches Fachwissen.
Einsatzmöglichkeiten von KI bei der Antragserstellung
Künstliche Intelligenz kann in verschiedenen Phasen der Antragserstellung unterstützen: von der ersten Ideenentwicklung über die strukturierte Ausarbeitung bis hin zur technischen und sprachlichen Optimierung des finalen Antrags. Sie hilft nicht nur bei der Recherche und der inhaltlichen Strukturierung, sondern übernimmt auch zeitaufwändige Aufgaben wie Textformulierung, Formatkontrolle und Plausibilitätsprüfung. Darüber hinaus kann KI zur Qualitätssicherung beitragen, indem sie formale Anforderungen automatisch mit den Förderrichtlinien abgleicht oder Lücken und Widersprüche in den Inhalten identifiziert.
1. Analyse von Förderbedingungen
KI-gestützte Tools können umfangreiche Förderleitfäden und Richtlinien analysieren und die relevanten Informationen extrahieren. Beispielsweise kann ein Krankenhausprojektteam ein PDF mit über 80 Seiten Förderrichtlinien in ein KI-Tool laden. Die KI durchsucht automatisch alle Passagen, in denen etwa Voraussetzungen für die Förderung digitaler Infrastruktur genannt sind, extrahiert die relevanten Absätze und fasst diese in einer Checkliste zusammen. Zusätzlich werden automatische Querverweise zu anderen relevanten Abschnitten erstellt, sodass das Team gezielt prüfen kann, ob die geplante Maßnahme – zum Beispiel die Einführung eines digitalen Patientenportals – förderfähig ist. Dieses Vorgehen spart nicht nur viel Lesezeit, sondern reduziert auch das Risiko, wichtige Bedingungen zu übersehen.
Möglich wäre auch die Erstellung eines „Custom-GPT“, also eines auf die spezifischen Anforderungen eines Hauses trainierten KI-Modells. Ein solches Modell kann mit internen Richtliniendokumenten, früheren erfolgreichen Anträgen und individuellen Projektstrukturen gefüttert werden. Es dient dann als intelligenter Schreib- und Beratungspartner, der nicht nur Inhalte vorschlägt, sondern diese auch in der Sprache und Struktur formuliert, wie sie der jeweilige Fördergeber bevorzugt. Ein Klinikum könnte etwa ein Custom-GPT einsetzen, das neben den KHVVG-Anforderungen auch interne Budgetrichtlinien, IT-Architekturvorgaben und Nachhaltigkeitsstrategien berücksichtigt – und so in wenigen Minuten einen konsistenten, prüffertigen Antrag produziert, der sich formal wie inhaltlich nahtlos in die bestehende Dokumentation einfügt.
2. Automatisierte Textgenerierung
Mit Hilfe von KI können standardisierte Textbausteine für Projektbeschreibungen, Zielsetzungen und Begründungen erstellt werden. So lassen sich beispielsweise aus Stichpunkten eines Projektteams automatisch vollständige Absätze generieren, die nicht nur sprachlich korrekt, sondern auch stilistisch an offizielle Formvorgaben angepasst sind. Ein Krankenhaus kann so eine Rohfassung seiner Projektidee – etwa zur Implementierung eines KI-basierten Frühwarnsystems für Sepsis – in die Eingabemaske einer KI-Anwendung eingeben. Innerhalb von Sekunden wird daraus ein klar formulierter Antragstext erstellt, inklusive Zieldefinition, Nutzenargumentation und Verknüpfung mit Versorgungszielen gemäß §12 KHVVG. Die KI kann zudem unterschiedliche Versionen für verschiedene Fördergeber erzeugen.
Viele Berater arbeiten auf ähnliche Weise, indem sie vorstrukturierte Textbausteine verwenden, erfolgreiche Antragssprache aus vorangegangenen Projekten adaptieren und mit Checklisten die inhaltlichen Anforderungen systematisch abarbeiten. Einige nutzen sogar eigene Vorlagensysteme, in die projektspezifische Eckdaten eingespeist werden – vergleichbar mit der Funktionsweise von KI-Anwendungen. Was diese Berater häufig manuell oder halbautomatisiert leisten, kann durch moderne KI-Lösungen vollständig im Haus automatisiert und skaliert werden – mit dem Vorteil, dass Korrekturen, Varianten und Prüfprozesse direkt integriert sind.
3. Überprüfung und Optimierung
KI-Tools können Anträge auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen und Verbesserungsvorschläge machen. So erkennt die KI zum Beispiel fehlende Pflichtinhalte wie Maßnahmen zur Nachhaltigkeit oder zum Datenschutz, die in vielen Förderprogrammen gefordert werden. In einem konkreten Fall prüfte eine KI ein Förderdokument für die Digitalisierung der Intensivstation und meldete, dass ein klarer Zeitplan fehlte – inklusive Milestones und Verantwortlichkeiten. Das Tool schlug eine Struktur mit SMART-Zielen und einer Tabelle mit Verantwortlichkeitszuordnung vor. Auch Dopplungen oder stilistische Unstimmigkeiten werden identifiziert und automatisch Vorschläge zur sprachlichen Optimierung generiert.
4. Integration von Spracheingabe
Moderne KI-Systeme ermöglichen die Nutzung von Spracheingaben zur schnellen Erfassung von Projektideen, die anschließend in strukturierte Antragsformate überführt werden können. Dies ist besonders hilfreich für Projektverantwortliche, die Ideen spontan im Teammeeting oder auf der Station festhalten wollen. Die KI transkribiert die Idee, erkennt Schlüsselbegriffe wie ‚Schnittstellenintegration‘ und ‚Patient Journey‘, kategorisiert sie automatisch und erstellt daraus einen gegliederten Konzeptentwurf. Die Beteiligten erhalten direkt im Anschluss eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail zur weiteren Bearbeitung.
Fazit
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Erstellung von Förderanträgen bietet erhebliche Vorteile:
- Zeitersparnis
- Erhöhung der Antragsqualität
- Steigerung der Erfolgschancen
- Entlastung des Personals
Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen sollten die Möglichkeiten der KI konsequent nutzen, um ihre Fördermittelbeantragung zu professionalisieren, zu beschleunigen und gleichzeitig qualitativ zu verbessern. Zwar ist die Entwicklung und Einführung einer maßgeschneiderten KI-Lösung mit initialem Aufwand verbunden – insbesondere in der Datenaufbereitung, Rechtevergabe und Schulung der Anwender. Doch mittelfristig liegen die laufenden Kosten deutlich unter denen externer Beratungsleistungen. Einmal eingerichtet, kann die KI wiederverwendbar auf bestehende Dokumente, Vorlagen etc. zugreifen. Darüber hinaus ist auch die Prüfung bereits durch externe Dienstleister erstellter Anträge möglich: Die KI erkennt fehlende Informationen, formale Fehler oder Abweichungen von den Förderrichtlinien und kann automatisierte Optimierungsvorschläge liefern – so fungiert sie auch als Qualitätssicherungsschleife vor der finalen Einreichung.
Adam Pawelek
hc-change-consulting.de
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