Manchmal braucht es keinen Millionenfehler, um ein komplexes System aus dem Takt zu bringen. Manchmal reicht ein Briefumschlag.
Ein aktueller Fall aus Berlin liefert dafür ein bemerkenswertes Beispiel. Wie RTL berichtet (1), fehlten der Staatsanwaltschaft spezielle gelbe Umschläge für förmliche Zustellungen. Die Konsequenz klingt zunächst absurd: Ladungen zum Strafantritt konnten zeitweise nicht verschickt werden und rechtskräftig Verurteilte traten ihre Haftstrafe deshalb später an. Dabei waren die Umschläge weder technisch komplex noch besonders teuer. Sie waren schlicht nicht verfügbar. Und genau darin liegt eine interessante Parallele zum Krankenhauseinkauf.
Nicht der Preis entscheidet über die Kritikalität
In einem Krankenhaus müssen mehrere Tausend unterschiedliche Artikel verfügbar sein. Darunter befinden sich hochpreisige Implantate und Medizintechnik, aber ebenso Kanülen, Handschuhe, Verbandsmaterialien, Spritzen, Elektroden, Katheter, Desinfektionsmittel, OP-Abdeckungen, Laborverbrauchsmaterialien und zahllose weitere Produkte. Die entscheidende Erkenntnis lautet:Ein niedriger Artikelpreis bedeutet nicht automatisch ein niedriges Versorgungsrisiko. Denn eine Komponente kann wenige Cent kosten und trotzdem Voraussetzung für einen Prozess sein, der mehrere Tausend Euro kostet – oder unmittelbar für die Behandlung eines Patienten benötigt wird. Genau das zeigt der Berliner Fall auf ungewöhnlich anschauliche Weise. Das Urteil war gesprochen. Die Justizvollzugsanstalt war vorhanden. Personal und Infrastruktur standen bereit…. Doch ein vergleichsweise banales Verbrauchsmaterial fehlte – und die Prozesskette funktionierte nicht mehr.
Im Krankenhaus kann jederzeit derselbe Mechanismus auftreten: Der OP-Saal ist verfügbar. Das Operationsteam steht bereit. Der Patient ist vorbereitet. Das Implantat ist vorhanden. Aber ein notwendiges Verbrauchsmaterial fehlt. Dann kann im ungünstigsten Fall die gesamte Leistung nicht stattfinden. Dass dies keineswegs nur ein theoretisches Szenario ist, zeigen reale Lieferengpässe. Die Deutsche Krankenhausgesellschaft hat beispielsweise bereits vor Situationen gewarnt, in denen fehlende Spüllösungen zur Absage von Operationen führen können. Es fehlt also nicht zwingend das teure medizinische Kernprodukt – manchmal genügt das Fehlen eines vermeintlich einfachen Hilfsmittels, um einen medizinischen Prozess zu unterbrechen.
Das eigentliche Problem heißt Komplexität
Die Herausforderung des Krankenhauseinkaufs liegt deshalb nicht allein darin, gute Preise auszuhandeln. Sie liegt darin, die Verfügbarkeit eines enorm großen und heterogenen Artikelspektrums sicherzustellen. Nehmen wir gedanklich 10.000 benötigte Artikel. Selbst wenn bei 99 Prozent davon alles funktioniert, bleiben 100 Artikel, bei denen etwas nicht funktioniert.
Und genau unter diesen 100 Artikeln kann sich das eine Produkt befinden, ohne das morgen eine Operation, Untersuchung oder Therapie nicht durchgeführt werden kann. Versorgungssicherheit lässt sich deshalb nicht allein über die durchschnittliche Lieferfähigkeit des gesamten Sortiments beurteilen. Entscheidend ist die Lieferfähigkeit der kritischen Artikel. Ein Krankenhaus braucht eben nicht 99 Prozent seines benötigten Materials, sondern im entscheidenden Moment die richtigen 100 Prozent.
Der klassische Einkauf stößt hier an seine Grenzen
Traditionell wird Einkauf stark über Preise, Konditionen, Bündelungseffekte und Einsparungen gesteuert und genauso von vielen Geschäftsführungen der Kliniken und Ärzten gesehen. Die extrem wichtige Rolle des Einkaufs und der hausinternen Logistik wird viel zu selten als solche wahrgenommen, weil ja „alles bisher weitgehend funktioniert hat“. Und wenn mal nicht, dann ist sowieso der Einkauf schuld.
Doch diese Perspektive reicht nicht mehr aus. Der Einkauf muss zusätzlich immer mehr Risiken bewerten und entsprechend strategisch planen, damit eben die geplante oder auch ungeplante OP stattfinden kann.
Die zentrale Frage verändert sich damit und lautet schon lange nicht mehr „Was kostet uns dieser Artikel?“ sondern: „Was kostet es uns, wenn dieser Artikel nicht da ist?“
Aus Einkaufspreis wird Risikopreis
Diese Betrachtung führt zu einer anderen Einkaufslogik. Ein Artikel für 30 Cent kann einen sehr hohen Risikowert besitzen. Ein Produkt für 3.000 Euro kann dagegen vergleichsweise unkritisch sein, wenn mehrere Hersteller, Alternativprodukte und ausreichende Lagerbestände vorhanden sind. Der Einkaufspreis allein bildet diese Realität nicht ab. Deshalb muss eine moderne Krankenhausbeschaffung mindestens drei Dimensionen betrachten: Preis, Versorgungskritikalität und Substituierbarkeit. Daraus lässt sich eine einfache Risikologik entwickeln, denn ein günstiger Artikel ohne Alternative kann einen klinischen Prozess stoppen. Genau diese vermeintlich unspektakulären Artikel verdienen daher besondere Aufmerksamkeit.
Mehrere Tausend Artikel können nicht manuell überwacht werden
Hier entsteht die nächste Herausforderung. Bei einigen Dutzend Artikeln lässt sich eine solche Bewertung vielleicht noch mit Erfahrung, Excel-Listen und persönlichen Kontakten bewältigen, aber bei mehreren Tausend Artikeln funktioniert das nicht mehr zuverlässig.
Die Versorgungssicherheit muss deshalb systematisch organisiert werden. Dazu gehören eine Klassifizierung der Artikel nach Versorgungskritikalität, automatische Überwachung von Beständen und Reichweiten, Frühwarnungen bei ungewöhnlichem Verbrauch, Informationen über Lieferverzögerungen, definierte Alternativartikel sowie Multiple-Sourcing-Strategien für besonders kritische Produktgruppen. Ebenso wichtig ist die Verbindung zwischen Einkauf und medizinischen Anwendern. Denn ein Einkaufssystem kann erkennen, dass nur noch 40 Stück eines Artikels vorhanden sind. Ob 40 Stück viel oder dramatisch wenig sind, lässt sich aber erst zusammen mit Verbrauch, Wiederbeschaffungszeit und medizinischer Bedeutung beurteilen. Aus Materialwirtschaft wird damit zunehmend Risikomanagement.
Sicherheitsbestand ist nicht automatisch Verschwendung
Über Jahre galt niedriger Lagerbestand vielerorts als Zeichen effizienter Materialwirtschaft: Kapitalbindung sollte reduziert, Lagerfläche eingespart und Material möglichst bedarfsgerecht geliefert werden. Diese Logik funktioniert hervorragend – solange die Lieferkette funktioniert. Je fragiler Lieferketten werden, desto stärker muss jedoch zwischen unnötigem Lagerbestand und strategischem Sicherheitsbestand unterschieden werden. Untersuchungen aus dem Krankenhausbeschaffungsumfeld zeigen, dass Kliniken auf Lieferprobleme unter anderem mit höheren Lagerreichweiten, Notfalllagern und mehreren Bezugsquellen reagieren. Versorgungssicherheit kostet leider immer Geld. Die wirtschaftlich relevante Frage lautet deshalb nicht, wie teuer ein Sicherheitsbestand ist. Sie lautet, wie hoch der mögliche Schaden eines Fehlbestands wäre.
Der Einkauf muss wissen, welcher „Briefumschlag“ morgen fehlen könnte
Der Berliner Fall ist deshalb mehr als eine kuriose Geschichte über Behördenorganisation, er zeigt vielmehr ein fundamentales Prinzip komplexer Versorgungssysteme: Eine Prozesskette ist nur so belastbar wie ihr kritischstes verfügbares Glied. Im Krankenhaus bedeutet das, dass der strategische Einkauf nicht nur die teuersten Produkte kennen muss. Er muss vor allem die unscheinbaren Produkte identifizieren, deren Ausfall große Auswirkungen hätte. Bei mehreren Tausend Artikeln ist das eine anspruchsvolle Aufgabe. Sie lässt sich weder durch pauschal höhere Lagerbestände noch durch möglichst niedrige Einkaufspreise lösen. Gefragt ist ein daher ein datenbasiertes Beschaffungs- und Risikomanagement, das Verbrauch, Reichweite, Wiederbeschaffungszeit, Lieferantenabhängigkeit, Alternativprodukte und medizinische Kritikalität miteinander verbindet. Denn die entscheidende Kennzahl des Krankenhauseinkaufs ist am Ende nicht allein die erzielte Einsparung. Es ist die Fähigkeit, Versorgung sicherzustellen.
Daher ist es die höchste Zeit, in eine zeitgemäße Ausstattung der Einkaufsabteilungen zu investieren, insbesondere auch in KI-Lösungen. Denn gerade die künstliche Intelligenz ist dafür prädistiniert, Risiken zu analysieren und geeignete Maßnahmen vorzuschlagen. Dies funktioniert aber nicht, wenn die Digitalisierung der Einkaufsabteilung mit Excel endet. Denn spätestens wenn die nächste Pandemie kommt, dann…wird wieder geklatscht.
Adam Pawelek
www.projectontime.de
Quelle: (1) https://www.rtl.de/news/berlin-verurteilte-straftaeter-bleiben-wegen-fehlender-briefumschlaegen-auf-freiem-fuss-id31291940.html
Das Bild zum Beitrag wurde durch KI erstellt.