Rahmenvereinbarungen sind im Krankenhaussektor ein unverzichtbares Instrument, um den Beschaffungsprozess effizient, rechtssicher und wirtschaftlich zu gestalten. Einkaufsgemeinschaften spielen hierbei eine zentrale Rolle, indem sie Rahmenvereinbarungen gemäß § 103 Abs. 5 GWB für ihre Mitglieder ausschreiben. In der Regel handelt es sich um Rahmenvereinbarungen mit mehreren Auftragnehmern, wodurch mehrere Lieferanten für eine Warengruppe den Zuschlag erhalten. Um jedoch die Anforderungen der öffentlichen Auftragsvergabe zu erfüllen, sind die Krankenhäuser verpflichtet, vor der Vergabe eines Einzelauftrags einen sogenannten Miniwettbewerb durchzuführen.
Die Rolle der Einkaufsgemeinschaften und der Miniwettbewerb
Die zwischen einer Einkaufsgemeinschaft und den Lieferanten abgeschlossene Rahmenvereinbarung definiert den rechtlichen Rahmen für spätere Einzelaufträge, jedoch ohne konkrete Leistungen zu beschaffen. Diese Konkretisierung erfolgt erst im Miniwettbewerb, bei dem die Bedarfe des Krankenhauses präzisiert und die spezifischen Anforderungen formuliert werden. Nur Lieferanten, die in der Ausschreibung der Rahmenvereinbarung einen Zuschlag erhalten haben, dürfen zur Angebotsabgabe im Miniwettbewerb aufgefordert werden. Dadurch entsteht ein wettbewerbsorientiertes Verfahren, das sicherstellt, dass die Beschaffung effizient und transparent erfolgt.
Durchführung von Miniwettbewerben durch Krankenhäuser
Obwohl Einkaufsgemeinschaften die Rahmenvereinbarungen abschließen, liegt die Verantwortung für die Durchführung von Miniwettbewerben bei den einzelnen Krankenhäusern. Diese müssen bei Bedarf ihre spezifischen Anforderungen definieren und darauf basierend ein formalisiertes Vergabeverfahren – den Miniwettbewerb durchführen.
Die wesentlichen Schritte hierbei sind:
- Präzisierung der Anforderungen: Die Krankenhäuser spezifizieren ihren Bedarf.
- Einholung von Angeboten: Ausschließlich die in der Rahmenvereinbarung gelisteten Lieferanten werden zur Angebotsabgabe im Miniwettbewerb aufgefordert.
- Bewertung der Angebote: Die Angebote werden anhand zuvor definierter Zuschlagskriterien bewertet, die bereits in der Rahmenvereinbarung festgelegt sein müssen.
- Zuschlagserteilung: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot, das sowohl preislich als auch qualitativ die Anforderungen erfüllt.
Wichtig ist, dass Lieferanten, die keine Rahmenvereinbarung mit der Einkaufsgemeinschaft abgeschlossen haben, im Miniwettbewerb nicht berücksichtigt werden dürfen.
Vergaberechtliche Vorgaben und technische Anforderungen
Für die Durchführung eines Miniwettbewerbs gelten die Mindestvorgaben nach § 21 Abs. 5 VgV. Dazu gehören insbesondere auch:
- Einhaltung der Textform: Angebote müssen in Textform im Sinne von § 126b BGB eingereicht werden. Telefonische Abfragen oder informelle Bestätigungen genügen nicht.
- Vertraulichkeit der Angebote: Die Angebote dürfen bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht geöffnet oder eingesehen werden. Dies erfordert in der Regel eine digitale Vergabeplattform, die die sichere und transparente Abwicklung des Verfahrens gewährleistet.
Darüber hinaus ist, nach überwiegender Meinung, die Einhaltung der Pflicht zur Vorabinformation nach § 134 Abs. 1 GWB auch im Miniwettbewerb erforderlich. Unterlegene Bieter müssen über die Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den Zuschlagsprätendenten informiert werden.
Nachprüfungsverfahren weiterhin zulässig
Nach aktueller Entscheidung der Vergabekammer Leipzig (Beschluss vom 3. Mai 2024, Az: 1/SVK/041-23 – hier) haben Unternehmen im Rahmen von Miniwettbewerben die grundsätzliche Möglichkeit, bei der Vergabekammer Nachprüfungsanträge zu stellen. Die Entscheidung unterstreicht die Bedeutung der Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben und bietet Bietern einen effektiven Rechtsschutz.
Fazit
Rahmenvereinbarungen, die von Einkaufsgemeinschaften für Krankenhäuser abgeschlossen werden, sind ein unverzichtbares Instrument zur Optimierung des Beschaffungsprozesses. Der Miniwettbewerb stellt sicher, dass die Bedarfe der Krankenhäuser individuell und wettbewerblich gedeckt werden. Gleichzeitig ist die strikte Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften essenziell, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Interessen aller Beteiligten zu wahren. Mit klar definierten Prozessen und der Nutzung digitaler Vergabeplattformen kann der Miniwettbewerb effektiv und transparent umgesetzt werden.
Adam Pawelek
projectontime.de