Für die Ausschreibungen bei KHZG-finanzierten Projekten werden Leistungsbeschreibungen benötigt. Die Anforderungen an diese Leistungsbeschreibungen sind im Vergaberecht klar definiert. Da viele Kliniken die Leistungsbeschreibungen selbst erstellen und die Anforderungen nicht kennen, ist die Gefahr groß, dass es bei den Ausschreibungen zu großen „Turbulenzen“ kommt. Auch einige Fachplaner beherrschen die „Basics“ nicht.
Viele Menschen haben schon mal bei einem Neuwagenkauf das Auto selbst konfiguriert. Auch hier steckt der Teufel im Detail. Ein Beispiel gefällig?
Was bekommen Sie bei „Außenspiegel elektrisch verstellbar, beheizbar, einklappbar, in Wagenfarbe lackiert.“ Nun es werden Außenspiegel sein, die elektrisch verstellbar und beheizbar sind, manuell eingeklappt werden können und in Wagenfarbe lackiert. Sie sind auf jeden Fall nicht elektrisch einklappbar, so dass sie sich z.B. nicht selbst einklappen werden können, wenn Sie den Wagen verlassen haben.
Um nicht in eine solche Situation mit den KHZG-Leistungen zu kommen, dass die Leistungen dann „abgespeckt“ sind, müssen auch die Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen sehr genau erstellt werden (zu den “funktionalen Leistungsbeschreibungen” wird es einen weiteren Beitrag geben).
Die Leistungsbeschreibung muss nämlich alle Anforderungen des Auftraggebers an den zu liefernden Gegenstand oder Dienstleistung beinhalten. Die Leistungen müssen so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschrieben werden, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote ohne Weiteres miteinander verglichen werden können.[1]
Dabei kommt es auf jedes Wort an. So ist eine mit „Vorzugsweise“ beschriebene Anforderungen für den Anbieter nicht zwingend, er darf sie einfach ignorieren.[2]
Ist die Beschreibung der geforderten Leistung so ungenau, dass zwei oder mehrere vertretbare Auslegungsmöglichkeiten denkbar sind, so kann ein Angebot später deswegen nicht ausgeschlossen werden. Denn Unklarheiten der Leistungsbeschreibung gehen regelmäßig zu Lasten des Auftraggebers.[3] Bei der Bewertung, ob eine Anforderung für den Bieter eindeutig ist oder nicht, kommt es auf den „objektiven Empfängerhorizont des potentiellen Bieters“ an. [4]
Zu den beliebten Fehlern in den Leistungsbeschreibungen gehört z.B. die Angabe von Circa-Werten (z.B. „ca. 250 TB“). Denn sind 220 TB dann noch akzeptabel und 215 nicht mehr? Warum nicht?
Hier ist die Angabe der zulässigen Spannweite notwendig (z.B. „220 TB bis 270 TB“ oder „mindestens 250 TB“).
Auch das Wort „soll“ muss (!) aus den Leistungsbeschreibungen für immer verbannt werden. Denn wenn etwas sein „soll“, dann muss es nicht sein, so dass der Bieter durchaus es verstehen kann, dass der Auftraggeber diese Anforderung „vorzugsweise“ gerne hätte, aber es dem Bieter überlässt, ob dieser es anbieten will.
Ein besonders schönes Wort in den Leistungsbeschreibungen ist „wünschenswert“. Haben Sie bei diesem Wort nicht das Bild einer wunderschönen Fee vor Augen, die Sie nach Ihren (drei) Wünschen fragt? Leider hat das Vergaberecht keinen Einsatz von Feen vorgesehen, so dass es nicht darauf ankommt, was der Auftraggeber für „wünschenswert“ hält, sondern klar und deutlich, was er haben „will“.
Da die Unklarheiten bei den Leistungsbeschreibungen zu Lasten des Auftraggebers gehen, kann der Bieter sich darauf verlassen, dass er bei ungenauen Beschreibungen vom Verfahren nicht ausgeschlossen werden darf. Dies führt regelmäßig zu großen Problemen bei Ausschreibungen, meist zur Aufhebung des Verfahrens wg. grober Mängel der Ausschreibung und zu doppelten Verfahrenskosten.
Für schnelle und effektive Durchführung der Ausschreibungen ist daher ein sehr kritischer Blick auf die Leistungsbeschreibung sehr zu empfehlen. Als Maßnahme zur Qualitätssicherung hat es sich bewährt, einen anderen Kollegen die Leistungsbeschreibung prüfen zu lassen und ihn zu fragen, wie er die Anforderungen verstanden hat.
Adam Pawelek
projectontime.de
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[1] Vgl. § 31 VgV, § 23 UVgO.
[2] Vgl. VK Bund, Beschluss vom 31.08.2017 – VK 1-87/17
[3] Vgl. VK Brandenburg, Beschluss vom 19.01.2017 – VK 23/16
[4] Vgl. VK Nordbayern, Beschluss vom 03.09.2015 – 21.VK-3194-26/15