Die typischen Vorstellungen über die Aufgaben eines Krankenhauseinkäufers sind klar und beschränken sich im Wesentlichen auf: bestellen, Rechnung bezahlen, Vorgang abheften.
Bedauerlicherweise hat der Einkauf in vielen Krankenhäusern weiterhin nicht den Stellenwert erhalten, der notwendig wäre, um den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen des Krankenhausmanagements gerecht zu werden.
Die Frage, ob der Einkäufer zukünftig zum Projektleiter werden muss, ist klar zu beantworten: NEIN!
Die Einkäufer und Einkäuferinnen sind bereits heute als Projektleiter tätig, in dem sie Sortimente verschlanken, mit Lieferanten verhandeln, sich mit der Einkaufsgemeinschaft „herumschlagen“, Wäscherei-Verträge ausschreiben u.v.m. – und das alles völlig ohne Corona-Zusatzaufgaben und meist ohne spezielle Ausbildung im Projektmanagement.
Vielmehr kommt es auf die Frage an, ob der Einkauf in die strategischen Überlegungen der Krankenhausleitung ausreichend und frühzeitig einbezogen wird, so dass bei plötzlichen Strategiewechsel (z.B. neuer Chefarzt) die gerade abgeschlossenen langfristigen Verträge mit Lieferanten nicht obsolet geworden sind. Selbstverständlich können und werden zukünftig schnelle Änderungen der Strategie notwendig sein, dennoch könnten solche Prozesse so strukturiert ablaufen, dass der Einkauf nicht als Letzter davon erfährt.
Wird im Krankenhaus das Projektmanagement professionell betrieben, so kommt es bei standardisierten Prozessen im Projektablauf automatisch zur Einbeziehung des Einkaufs zum richtigen Zeitpunkt. Gerade dafür gibt es im Projektmanagement die Stakeholderanalyse und den Kommunikationsplan. Das „Hauptprojekt“ der Geschäftsführung wird in den meisten Fällen weitere „untergeordnete“ Teilprojekte im Einkauf auslösen. So werden die Einkäufer bei den meisten Projekten im Krankenhaus sowieso involviert sein, weil es kaum Projekte im Krankenhaus gibt, die keinerlei Auswirkungen auf die Versorgungsketten haben.
Wenn beispielweise in der Kardiologie durch den Zugang eines Spezialisten zukünftig TAVI-Eingriffe geplant sind, wird dies die Frage nach der Auslastung eines dann sinnvollen neuen Hybrid-OP´s mit sich bringen. Daraus resultieren diverse Änderungen in den logistischen Abläufen und bei den Verträgen mit der Industrie.
Daher ist gerade der Einkauf für die Einführung eines professionellen Projektmanagements im Krankenhaus prädestiniert.
Mit einem einheitlichen und für Krankenhäuser geeigneten Projektmanagement-Standard (z.B. HC-Change®Projects) können die vielen Projekte im Einkauf und in der Logistik optimal geführt und mit anderen Projekten im Haus koordiniert werden. Dies impliziert jedoch, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Projektmanagement geschult sein müssen, um Projekte nicht „aus dem Bauch heraus“, sondern mittels fundierter Methoden effizient durchführen zu können.
Da bei Krankenhausprojekten umfangreiche Kommunikationsmaßnahmen notwendig sind und es oftmals zu Irritationen zwischen den Projektbeteiligten kommt, sollten die Einkäufer auch in der Bewältigung von Konfliktsituationen geschult werden. Daher und nicht nur deswegen liegen die Anforderungen an das professionelle Projektmanagement im Krankenhaus wesentlich höher, als meist angenommen.
Gerade in Zeiten der Digitalisierung wird der Einkauf eine sehr wichtige Rolle spielen und viele Projekte begleiten müssen. Daher ist JETZT die höchste Zeit die Einkaufsabteilungen hierfür zu befähigen.
Adam Pawelek
projectontime.de