Im dynamischen Umfeld von Krankenhäusern ist das Multiprojektmanagement eine anspruchsvolle Aufgabe, die durch das Zusammenspiel zahlreicher Stakeholder und die Komplexität der Projektziele gekennzeichnet ist. Eine klare Auftragsklärung ist dabei entscheidend, um den Projekterfolg jedes einzelnen Projektes sicherzustellen.
Die Auftragsklärung ist der Prozess, in dem gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt wird, was das Projekt erreichen soll. Sehr oft wird die Auftragsklärung nicht ausreichend genau vorgenommen und nicht richtig dokumentiert.
In Krankenhäusern, wo eine hohe Gefahr von Zielkollisionen aufgrund verschiedener Interessen der Stakeholder besteht, ist dies von besonderer Bedeutung. Die Auftragsklärung dient dazu, diese unterschiedlichen Anforderungen zu harmonisieren und frühzeitig ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
SMARTE-Ziele erleichtern deren Überwachung
Ziele sollten generell SMART definiert werden, um Klarheit und Richtung vorzugeben und um die Projektziele vor Konflikten zu schützen, d.h. die Ziele sollen:
S = Spezifisch = eindeutig und präzise formuliert.
M = Messbar = nach mindestens einem Messbarkeitskriterium messbar.
A = Aktivierend = erreichbar, ansprechend und erstrebenswert.
R = Realistisch = die Ziele müssen objektiv möglich und realistisch sein.
T = Terminiert = die Ziele müssen fix terminiert sein.
Nur SMARTE-Ziele können vom Projektmanagement effektiv überwacht werden.
Offizielle Freigabe der Projektziele darf nicht vergessen werden
Die offizielle, finale Freigabe der Projektziele markiert den offiziellen Startschuss für ein Projekt und legt die Richtung für alle nachfolgenden Aktivitäten fest. Im Krankenhausumfeld, wo Entscheidungen tiefgreifende Auswirkungen auf Patientenversorgung und Betriebsabläufe haben können, sollte dieser Prozess mit besonderer Sorgfalt durchgeführt werden.
Hierbei ist der folgende Workflow hilfreich:
- Vorstellung der Projektziele: Nachdem die Projektziele sorgfältig definiert und mit den SMART-Kriterien ausgerichtet wurden, werden sie in einem umfassenden Dokument zusammengefasst. Dieses Dokument wird den Entscheidungsträgern, welche die verschiedenen Interessengruppen im Krankenhaus repräsentieren, präsentiert.
- Prüfung und Diskussion: Die Entscheidungsträger prüfen die vorgeschlagenen Ziele im Detail, diskutieren ihre Machbarkeit und stellen sicher, dass sie im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Krankenhauses stehen. Sie bewerten auch, ob die Ziele die notwendige Flexibilität bieten, um auf Veränderungen im dynamischen Krankenhausumfeld reagieren zu können.
- Konsensbildung: Da im Krankenhaussektor zahlreiche Stakeholder involviert sind, ist es wichtig, einen Konsens unter den Entscheidungsträgern zu erreichen. Es kann mehrere Iterationen und Anpassungen der Projektziele erfordern, bis eine Einigung erzielt ist.
- Risikobewertung: Vor der Freigabe müssen die Entscheidungsträger die mit den Projektzielen verbundenen Risiken bewerten und Maßnahmen zur Risikominderung in Betracht ziehen. Dies ist besonders wichtig in einer Umgebung, wo Risiken direkte Auswirkungen auf die Patientensicherheit und -pflege haben können.
- Genehmigung: Mit einem klaren Verständnis der Ziele und der damit verbundenen Risiken erteilen die Entscheidungsträger ihre Genehmigung, oft in einem formalen Freigabemeeting oder durch die Unterzeichnung des Projektauftrags.
- Kommunikation der Freigabe: Die Genehmigung und die festgelegten Projektziele werden anschließend allen Projektbeteiligten und relevanten Stakeholdern kommuniziert, um Transparenz zu gewährleisten und alle auf die gleichen Ziele auszurichten.
- Dokumentation und Archivierung: Die genehmigten Projektziele und die Freigabedokumentation werden offiziell aufgezeichnet und in den Projektunterlagen archiviert. Diese Dokumentation dient als Referenz für die gesamte Projektlaufzeit und als Grundlage für zukünftige Auditierungen.
Die Freigabe der Projektziele durch die Entscheidungsträger ist somit ein durchdachter Prozess, der nicht nur die formelle Zustimmung zu den Zielen beinhaltet, sondern auch die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis und Engagement für das Projekt schafft.
Häufige Fehler und Fallstricke
Einige der häufigsten Fehler bei der Auftragsklärung sind:
- Unzureichende Zieldefinition: Projekte ohne klar definierte Ziele können nicht effektiv gesteuert werden, was zu Verwirrung und Zielverfehlung führt.
- Nicht berücksichtigte Stakeholder-Interessen: Wenn die Bedürfnisse und Erwartungen aller betroffenen Parteien (wie Ärzte, Pflegepersonal, Verwaltung) nicht vollständig einbezogen werden, kann dies zu Konflikten und Fehlausrichtungen des Projekts führen (siehe auch hier).
- Überambitionierte Zielsetzung: Ziele, die zu anspruchsvoll sind, können das Projektteam überfordern und zu Frustration oder Projektversagen führen.
- Unklare Messkriterien: Wenn Ziele nicht mit klaren Messkriterien versehen sind, ist es schwierig, den Fortschritt zu überwachen und den Erfolg zu bewerten.
- Vernachlässigung der Machbarkeit: Realistische Einschätzungen der Machbarkeit, die Ressourcen und bestehende Systeme im Krankenhaus berücksichtigen, sind entscheidend, um umsetzbare Ziele zu setzen.
- Fehlende Fristen: Ohne spezifische Zeitrahmen und Deadlines können Projekte ins Stocken geraten und Ressourcen verschlingen, ohne zu einem Abschluss zu kommen.
- Ignorieren von Abhängigkeiten: Das Versäumnis, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projektzielen zu erkennen, kann zu Konflikten und Verzögerungen führen.
- Keine Anpassung an Krankenhausprozesse: Projektziele müssen in die bestehenden Abläufe und Strukturen eines Krankenhauses passen; eine Missachtung kann zu erheblichen Störungen führen.
- Fehlende Dokumentation und Freigabe: Ohne eine angemessene Dokumentation der Projektziele und eine formelle Freigabe durch den Auftraggeber kann es zu Unstimmigkeiten und späteren Meinungsverschiedenheiten kommen.
- Unterschätzung des Ressourcenbedarfs und der Zeitvorgaben.
Fazit:
Die Auftragsklärung ist der Grundstein für erfolgreiche Projekte, nicht nur im Krankenhaus. Durch die Berücksichtigung der komplexen Stakeholder-Landschaft, klare und eindeutige Zieldefinition und die Kommunikation der Projektziele kann das Risiko von Projektfehlschlägen signifikant reduziert werden.
Adam Pawelek
projectontime.de