In Zeiten des digitalen Wandels, angetrieben durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), stehen Krankenhäuser vor der monumentalen Aufgabe, sich zu modernisieren und zu digitalisieren. Diese Herausforderung wird jedoch häufig durch einen eklatanten Mangel an personellen Kapazitäten, adäquaten Projektmanagementmethoden und einer effektiven Projektorganisation erschwert. Ineffiziente Prozesse, Ressourcenverschwendung und ein immenser Kommunikationsaufwand sind die Folge.
Personelle Kapazitäten: Schlüssel zur Projektumsetzung
Die grundlegende Basis jeder Projektumsetzung sind die Menschen, die diese Projekte leiten und durchführen. In vielen Krankenhäusern ist jedoch gerade diese Ressource knapp. Um dem entgegenzuwirken, ist es unerlässlich, in Weiterbildung zu investieren und Mitarbeiter in Schlüsseltechnologien und -kompetenzen zu schulen. Es empfiehlt sich, interdisziplinäre Teams zu bilden, die aus verschiedenen Fachrichtungen kommen und so ein breites Spektrum an Erfahrungen und Wissen in das Projekt einbringen. Solche Teams fördern nicht nur den Wissensaustausch, sondern erhöhen auch die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in dynamischen Projektlandschaften.
Einheitliches Projektmanagement: Voraussetzung für den Erfolg
Um Projekte effizient und erfolgreich zu managen, ist die Einführung eines einheitlichen Projektmanagementansatzes unerlässlich. Ein klinikweiter Projektmanagement-Standard hilft, Prozesse im Projektverlauf zu vereinfachen und die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen zu verbessern. Gleichzeitig ermöglichen einheitliche Vorgehensweisen und Vorlagen, die “Verschwendung” von Zeit und personellen Ressourcen zu reduzieren und den Fokus auf die Wertschöpfung zu legen. Ein standardisiertes Projektmanagement bietet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Projektarbeit, die es ermöglicht, Fortschritte zu messen und bei Bedarf steuernd einzugreifen.
Priorisierung: Die Kunst des Möglichen
Eine klare Priorisierung ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, begrenzte Ressourcen sinnvoll einzusetzen und die wichtigsten Ziele zu erreichen. Priorisierungsinstrumente wie die Eisenhower-Matrix oder Scoring-Modelle können dabei unterstützen. Sie helfen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen und sicherzustellen, dass die Ressourcen dorthin fließen, wo sie die größte Wirkung entfalten.
Wichtig ist, dass nicht nur die Projekte untereinander priorisiert werden, sondern auch die Ziele, die mit jedem Projekt erreicht werden sollen.
Kommunikation: Nicht mehr, sondern effektiver
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem Projekt. Sie wird aber oft zur Herausforderung, wenn Teams wachsen und Aufgaben komplexer werden. Um dies zu vermeiden, sollten klare Kommunikationswege und -methoden etabliert werden. Regelmäßige, strukturierte Updates innerhalb des Projektteams und gegenüber den Stakeholdern sorgen für Transparenz und Verständnis über den Projektstatus. Darüber hinaus reduziert eine zielgerichtete Kommunikation Missverständnisse und erhöht die Gesamteffizienz. Für die Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen etc. kann bereits heute sehr effektiv Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt werden.
Risikomanagement: Vorsorge statt Nachsorge
Ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg von KHZG-Projekten ist ein proaktives Risikomanagement. Risiken sind in jedem Projekt vorhanden, aber ihre frühzeitige Identifikation und Bewertung kann die Auswirkungen auf den Projekterfolg deutlich reduzieren. Krankenhäuser sollten Risikomanagement als einen kontinuierlichen Prozess verstehen, der mit der Projektinitiierung beginnt und bis zum Projektabschluss fortgeführt wird.
Ein effektives Risikomanagement beginnt mit der Erstellung einer Risikomatrix, in der potenzielle Gefahren und Unsicherheiten erfasst und bewertet werden. Dabei ist es wichtig, das gesamte Projektteam in den Prozess einzubeziehen, da unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen zu einer umfassenderen Risikoerfassung führen. Nach der Identifizierung der Risiken ist es notwendig, Maßnahmenpläne zu entwickeln, die festlegen, wie auf diese Risiken reagiert werden soll, wenn sie eintreten. Ebenso wichtig ist es, Risikoprävention als Teil der Unternehmenskultur zu etablieren. Schulungen und Workshops können helfen, das Risikobewusstsein zu schärfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung eines effektiven Risikomanagements verstehen. Durch die Kombination von präventiven Maßnahmen und einem klaren Plan für den Umgang mit eingetretenen Risiken können Krankenhäuser die Stabilität ihrer Projekte gewährleisten und gleichzeitig die Flexibilität bewahren, um auf unvorhergesehene Ereignisse schnell reagieren zu können.
Fazit:
Die Einführung effizienter Projektmanagementmethoden, die Schaffung und Nutzung personeller Kapazitäten, strategische Priorisierung und optimierte Kommunikation sind die Säulen, auf denen erfolgreiche KHZG-Projekte basieren. Mit diesen Elementen können Krankenhäuser nicht nur ihre Projekte effizienter gestalten, sondern sich auch als Vorreiter des digitalen Wandels positionieren. Die Umsetzung dieser Methoden erfordert jedoch Engagement und die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern – sowie das Verständnis und vor allem die effektive Unterstützung der Krankenhausleitung.
Adam Pawelek
projectontime.de