Das öffentliche Vergaberecht wird oft als unflexibel und bürokratisch bewertet, eher als ein Hindernis als eine Chance. Auch wenn die Anwendung der vergaberechtlichen Anforderungen mit Aufwand verbunden ist, bietet das Vergaberecht Auftraggebern viele Möglichkeiten, strategische Aspekte im Vergabeverfahren zu berücksichtigen. Eine klar definierte Vergabestrategie nimmt insbesondere bei KHZG-finanzierten Projekten eine sehr wichtige Rolle ein.
Bei der Festlegung einer Vergabestrategie für KHZG-Projekte hat sich eine systematische, dreistufige Vorgehensweise bewährt.
In der ersten Stufe sollten alle Projekte – unabhängig vom jeweiligen Fördertatbestand (FTB) – in einer Liste zusammengefasst werden. Größere Maßnahmenpakete (z.B. im FTB 3) sollten in Teilprojekte aufgeteilt werden. Bei jedem Teilprojekt müssen die Priorität der Umsetzung und der geschätzte Auftragswert notiert werden. Diese Liste bildet die zwingend notwendige Basis für die zweite Stufe der Festlegung der Vergabestrategie.
In der zweiten Stufe wird geprüft, ob mehrere Projekte und Teilprojekte zu “Vergabeverfahren” thematisch zusammengefasst werden können. Auf der Basis der zu beschaffenden Leistungen oder Dienstleistungen, der Priorität, der Anbieterstruktur und anderer Kriterien, werden einzelne Vergabeverfahren definiert, inklusive Festlegung für eine Vergabeart (z.B. Offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren). Hierbei sind fundierte Kenntnisse des Vergaberechtes und des IT-Marktes sehr hilfreich. Bei der Definition der Vergabeart muss dabei die übliche Dauer der Vergabeverfahren berücksichtigt werden (Offenes Verfahren – ca. 4-6 Monate, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – ca. 6-9 Monate) insbesondere im Hinblick auf die in der ersten Stufe festgelegte Projektpriorisierung.
Die dritte Stufe der Definition der Vergabestrategie beinhaltet die Festlegung von individuellen Anforderungen an jedes Vergabeverfahren im Einzelnen. Hierzu gehört u.a. die konkrete Bestimmung des Beschaffungsbedarfs, Aufteilung in Lose, die Bestimmung der zu erfüllenden umweltbezogenen, sozialen und innovativen Aspekte, die Vertragsart und Vertragsregelungen, die Eignungskriterien an die Bieter, die Wertungskriterien etc. Die definierten Vergabeverfahren sollten anschließend wieder priorisiert werden und dabei geprüft werden, ob die ursprüngliche Projektpriorisierung umgesetzt wird oder neu geprüft werden muss.
Das Ergebnis der dritten Stufe liefert eine klare Vergabestrategie für alle KHZG-Projekte.
Erst nach Festlegung einer klaren Vergabestrategie sollte mit ersten Vergabeverfahren, die auf Prio 1 stehen, begonnen werden. Die Erfahrungen aus den ersten Vergabeverfahren sollten als “Lessons learned” erfasst und bewertet werden, so dass sie bei den nachfolgenden Vergabeverfahren berücksichtigt werden können.
Adam Pawelek